Inkoop+

De oplossing voor het volledige proces van aanvraag tot betaling inclusief het bewaken van de budgetten.

Download brochure

Probeer gratis 30 dagen!

Inkoopmodule

FileLinx is de specialist in het automatiseren van het inkoopproces. Denk hierbij aan inkoopaanvragen, bestellingen, ontvangstregistratie en verplichtingen. Maar ook ordermatching, contractmanagement, budgetbewaking en leveranciersbeoordeling behoren tot de standaard uitrusting. 

FileLinx Inkoop slaat een brug tussen de afdeling Finance, Inkoop en de rest van de organisatie. Met FileLinx kan iedere medewerker eenvoudig een inkoopproces starten.

De inkoopmodule is de oplossing voor het automatiseren van uw inkoopproces van aanvraag tot betaling. 

 

Uw voordelen

  • Kostenreductie kan oplopen tot 80%
  • Uniforme wijze voor uw gebruikers voor alle typen facturen
  • Volledige controle over het hele Purchase-to-Pay proces
  • Facturen raken nooit meer kwijt
  • Volledig gedigitaliseerd proces
  • Zeer hoge matchingsgraad door registratie en matching in één systeem 
  • Leveranciersbeoordeling en inkoop in één systeem
  • Overzicht, rapportages en dashboards
  • Standaard koppeling met uw ERP/financiële software

Inkoopproces van A tot Z

Het inkoopproces kent veel verschillende stappen. Door dit te automatiseren bespaart u een hoop tijd. Te beginnen bij inkooporders die verstuurd worden naar leveranciers. Dat kan via een geautomatiseerd proces in FileLinx of OCI. Heeft u de goederen of diensten ontvangen, dan registreert u dit als ontvangst bij de order. De inkoopfactuur wordt in FileLinx automatisch gematcht en ingeboekt voor betaling in het financiële systeem. 

De inkoopmodule is speciaal bedoeld om vooraf toestemming te krijgen voor de aanschaf van een product of dienst en de juiste procedure voor het inkoopproces. De bestelling krijgt een uniek ordernummer, zodat u de factuur die later volgt kunt matchen met de bestelopdracht en/of de ontvangst van goederen.

Aanvraag & digitaal inkopen

Het inkoopproces begint met een aanvraag of een bestelling.  

           Inkoopaanvraag

  1. Nieuwe inkoopaanvraag aanmaken.
  2. Inkoopaanvraag beoordelen en verwerken.
  3. Leveranciersproducten worden gekoppeld (in FileLinx of in de webwinkel via OCI-koppeling.
  4. Inkoopbestelling wordt met een sjabloon automatisch aangemaakt.
  5. Inkoopbestelling gaat ter fiattering naar de vooraf bepaalde beoordelaars.
  6. Inkooporder wordt gestuurd naar leverancier.

          Inkoopbestelling

  1. Nieuwe inkoopbestelling aanmaken (ook met OCI koppeling mogelijk).
  2. Direct leveranciersproducten toevoegen aan de inkoopbestelling.
  3. Indien nodig inkoopbestelling laten fiatteren.
  4. Inkooporder met sjabloon versturen naar leverancier. 
Een te beoordelen inkoopaanvraag
Te beoordelen inkoopaanvraag
Een nieuwe inkoopbestelling
Nieuwe inkoopbestelling

Ontvangstenregistratie

De ontvangen producten of geleverde diensten worden geregistreerd in de inkoopmodule. 

1. Gebruiker meldt in FileLinx het aantal ontvangsten.
2. Bij deelleveringen wordt het verschil in aantal automatisch berekend.
3. Status van de ontvangsten wordt in FileLinx automatisch aangepast.

Niet leverbare artikelen worden in FileLinx ook verwerkt. 
Is een inkooporder niet leverbaar, dan is deze in FileLinx te annuleren.

Inkoopfactuur verwerken & matchen

De volgende stap in het inkoopproces is het ontvangen van de inkoopfactuur.
 
  • De binnenkomende inkoopfactuur wordt herkend en gematcht in FileLinx. 
  • Onze matchingmodule herkent automatisch alle factuurregels en matcht die met de ontvangstregels in FileLinx. 
  • Eventuele toleranties worden toegepast.
  • Bij afwijkingen buiten de toleranties wordt de factuur doorgezet naar de juiste persoon.

Bijzonderheden afhandelen en betalen

Een inkoopfactuur die met de betreffende order matcht wordt direct betaalbaar gesteld in uw financiële software. Vind de matchingsoftware afwijkingen in onder andere de aantallen, prijzen en regels, dan kunt u deze afwijkingen laten afhandelen door aangesteld persoon. 

Eventuele verschillen zijn ook te boeken op voorkeursrekeningen in uw financiële software. Indien nodig kan de factuur het fiatteringsproces in, op basis van de autorisatieroute. De goedgekeurde facturen worden direct betaalbaar gesteld.

Meer weten over factuurverwerking en matching? Klik op onderstaande button.

Tijdelijke overdracht van taken

Als er iemand ziek is of niet beschikbaar, dan kan automatisch opvolging worden ingezet. Vooraf inzetten of ad hoc is beide mogelijk. Zo blijven er geen taken liggen.

Budget bewaking

Voordat een product ingekocht kan worden moet er eerst gekeken worden of er een budget beschikbaar is. Met FileLinx heeft u automatische budgetbewaking. Tijdens het gehele proces wordt het budget automatisch bijgewerkt. 

Contractmanagement

In FileLinx kan bijgehouden worden met welke leverancier een contract is afgesloten voor het inkopen van een product. Met FileLinx beheert u contracten gedurende de hele levenscyclus: vanaf de draftversie van een contract tot en met verlenging of opzegging.

OCI webshop koppeling

De inkoopafdeling houdt de regie door te bepalen welk product bij welke leverancier wordt ingekocht. Met OCI is het mogelijk om gestandaardiseerde artikelgroepen te koppelen aan de leverancier die de voorkeur heeft. Zo kunnen bijvoorbeeld alle kantoorartikelen besteld worden bij één webshop waar een contract mee is afgesloten.

PEPPOL

FileLinx is aangesloten bij het PEPPOL-netwerk. 

De architectuur van de oplossing

Wat kunt u allemaal met de inkoopmodule?

  • Alle gebruikers kunnen een aanvraag indienen. 
  • De inkoopafdeling kan bepalen welk assortiment ingekocht mag worden. 
  • De inkoopafdeling kan de afspraken per leverancier vastleggen in het systeem en ervoor zorgen dat er altijd bij de juiste leverancier besteld wordt.
  • De leveranciers en artikelgegevens kunnen uit het ERP/financiële systeem gehaald worden via een koppeling.
  • Een intern project kan bijvoorbeeld ICT-kosten, een energiecontract, huurcontract, marketingkosten, kantoorkosten, etc. zijn.
  • Contractmanagement is een standaard onderdeel van de inkoopmodule.
  •  Voor elk project kan een budget en budgetverantwoordelijke opgesteld worden.

FileLinx herkenning

Het structureren van uw inkoopproces begint bij het automatisch verwerken van uw inkoopfacturen. FileLinx ontwikkelt en implementeert geavanceerde software op het gebied van automatisch herkennen en verwerken van inkoopfacturen.

Onze software is continu in ontwikkeling, zodat u altijd up to date blijft en aansluiting houdt bij nieuwe ontwikkelingen in de markt. Het resultaat is dat u controle krijgt en houdt op de afdeling inkoop en financiën.

FileLinx workflow

Een workflow is een bepaald patroon van een werkwijze binnen een organisatie. Met FileLinx is dit volledig te automatiseren. Als alle gegevens zijn herkend op de inkoopfacturen kunnen dus de workflows ingesteld worden. Alle workflows zijn samen te stellen naar uw wensen. U kunt bijvoorbeeld taken signaleren via werklijsten, dashboard en e-mail. Een fiatteringsproces aanmaken. Maar u heeft ook een digitaal archief van uw facturen, inkoopbestellingen, artikelen, aanvragen, declaraties en meer. En dat alles veilig via internet beschikbaar. 

Met FileLinx Inkoop ligt het inkoopproces van het begin tot het eind vast en voorkomt u achteraf een discussie waaruit kan blijken dat er bij de verkeerde leverancier is besteld of misverstanden over het bedrag. 

Begin klein en groei mee

Onze inkoopmodule is modulair gebouwd, u kunt dus klein beginnen en in fases uw inkoopproces verder optimaliseren. Bij de volledige inzetbaarheid van onze inkoopmodule zijn alle afdelingen binnen uw organisatie betrokken. Dit betekent dat er ook in de gehele organisatie draagvlak moet zijn. Uit ervaring weten wij dat de eerste stap gezet kan worden door alle inkoopfacturen automatisch te verwerken met FileLinx Factuur. Na de succesvolle oplevering van het project kunnen wij samen met u een roadmap opstellen om gefaseerd verder te werken naar een volledige optimalisatie van uw inkoopproces middels de inkoopmodule.

Uw partner voor automatische factuurverwerking

Wij helpen zo’n 400 organisaties met het automatiseren en robotiseren van hun inkoopproces. 

De afgelopen 20 jaar heeft FileLinx met klanten en partners verschillende business solutions ontwikkeld voor specifieke processen. Waaronder ook het inkoopproces.  
U heeft met FileLinx een standaardoplossing die in een handomdraai aangepast kan worden aan de processen die uw organisatie uniek maakt.

Onze klanten

Twitter

FileLinx heeft voor KNVB een op maat gemaakt volgsysteem ontwikkeld. De oplossing die de KNVB zocht was zodanig specifiek dat dit niet met standaardsoftware was op te lossen. https://youtu.be/lSriXySxNks

Meer weten over FileShare? Download de brochure op onze website: https://www.filelinx.com/fileshare/

Hoe de werkdag van onze collega Malu eruit ziet? Dat lees je hier: https://www.filelinx.com/nieuws/fxer-aan-het-woord-office

Wist u dat u met FileShare documenten veilig kunt opslaan, delen en samenwerken. Weten wat FileShare voor u kan betekenen? Kijk dan op https://www.filelinx.com/fileshare/

FileLinx werkt graag samen met partners. Orestis vertelt hier meer over. Lees zijn verhaal op: https://www.filelinx.com/nieuws/fxer-aan-het-woord-partners

Met het verhuizen van de maatwerksoftware naar de standaard FileLinx-oplossing heeft AkzoNobel beter grip op de veranderingen naar de toekomst. Het model is veel beter te beheren en te supporten. Nieuwsgierig hoe? https://www.filelinx.com/klantcase/akzonobel/

Veenman is één van onze kennis- en implementatiepartners. Waarom zij de samenwerking zijn aangegaan met ons, leest u hier:
https://www.veenman.nl/kennis/veenman-en-filelinx-worden-kennis-en-implementatiepartners/

Om onze kennis zo goed mogelijk te houden, werken we samen met verschillende partners. Meer weten?
https://www.filelinx.com/partners/

FileLinx werkt vanuit de Dutch Innovation Factory (DIF) in Zoetermeer. Ook wel beter bekend als het ICT-hart van Nederland.

Waarom Elbrich (implementatie consultant) bij FileLinx werkt en wat dit werk precies is, lees je hier: https://www.filelinx.com/nieuws/fxer-aan-het-woord-consultant/

Dagelijks werken wij als team aan onze producten. Ieder met zijn/haar eigen talenten om FileLinx nog beter te maken. Iedereen draagt een steentje bij. Een team om trots op te zijn! https://www.filelinx.com/over-filelinx/

Kent u onze bedrijfsfilm eigenlijk al? https://youtu.be/N9p8w1q-_A0

Scroll naar top
Inkoop
Vul hieronder uw gegevens in en ontvang de brochure direct in uw inbox.

In verband met de laatste ontwikkelingen op het gebied van het Coronavirus, volgen wij bij FileLinx het advies van de Rijksoverheid. Wij werken zoveel als mogelijk vanuit huis. Zoals u gewend bent van ons, staan onze klanten centraal en zorgen we juist met deze maatregel voor de continuïteit van onze dienstverlening. De serviceverlening op alle gebieden gaat gewoon door. We hebben een passende manier gevonden om zowel telefonisch, als via e-mail en videoconference alle afspraken na te komen. Het kan in sommige gevallen voorkomen dat het opnemen van de telefoon of beantwoorden van een e-mail toch iets langer duurt dan u van ons gewend bent. Namens het hele team van FileLinx, bedankt voor uw begrip.