SWKFacet

“Door FileLinx wordt informatie toegankelijker.”

Edgar Kannekens, Woordvoerder bij SWKFacet

Organisatie

SWKFacet is het shared service center binnen SWKGroep. De SWKGroep is de grootste stichting van kinderopvang en buurtwerk in Nederland. Voor deze werkmaatschappijen die onderdeel zijn van de SWKGroep heeft SWKFacet een compleet pakket aan diensten gebundeld, waaronder Facilitaire Zaken, P&O, Financien, Informatie en Plaatsing Kinderopvang, Projecten & Innovatie, Kwaliteit en Marketing- communicatie. SWKFacet neemt het secundaire bedrijfsproces uit handen, zodat de organisaties zich kunnen richten op hun hoofdactiviteiten.

Onze oplossing

SWKFacet is het shared service center binnen SWKGroep. De SWKGroep is de grootste stichting van kinderopvang en buurtwerk in Nederland. Een aantal jaar geleden is SWK verhuist naar een nieuw pand in Berkel en Rodenrijs. De opdracht na de verhuizing was om het archief te verkleinen om zo ruimte en kosten te besparen. Een andere uitdaging was om gemakkelijker toegang te krijgen tot informatie van de verschillende afdelingen binnen de organisatie.

“FileLinx is in onze ogen een grote bak waarin allerlei data en functionaliteiten zitten. Waar we FileLinx voor gebruiken kan ik in een aantal delen onderscheiden,” vertelt Edgar Kannekens. “FileLinx wordt bijvoorbeeld bij alle werkmaatschappijen gebruikt voor inkoopverwerking. De factuurautorisatiestroom loopt via FileLinx en ons financieel pakket. We gebruiken ook DMS en maatwerkdelen van Filelinx.

DMS

Het document management system gebruiken we binnen SWKFacet. FileLinx omvangt de applicaties van verschillende afdelingen, zodat alle informatie toegankelijker wordt. In het verleden was een applicatie alleen beschikbaar voor de afdeling die daarmee werkte. Dat geldt bijvoorbeeld voor Facilitair Beheer. Zij beheren ongeveer 200 panden die we in gebruik hebben. De afdeling genereert heel veel informatie die voor de afdelingen Financiën, Werving en Plaatsing ook belangrijk is en via DMS makkelijker toegankelijk is.”

Ouderportaal

SWKFacet heeft bij FileLinx ook maatwerk afgenomen: het ouderportaal. “Het ouderportaal is een webportaal voor ouders van de kinderen op de kinderdagverblijven,” vervolgt Edgar Kannekens. “Op het portaal staat standaard informatie zoals facturen, voorwaarden en contracten die ouders met ons hebben. De klant kan daar eigen gegevens, zoals naam, adres en telefoonnummer beheren en contracten autoriseren. Als wij een contract aanbieden kan de klant via het ouderportaal aangeven of hij het eens is met het contract. Wij sturen vanuit de kinderopvang applicatie informatie naar het ouderportaal. Wanneer de ouder iets aangeeft op het portaal wordt die actie teruggestuurd naar de kinderopvangapplicatie.

Waarom FileLinx?

Een van de redenen om voor FileLinx te kiezen was dat we het archief wilde verkleinen. Verder wilden we de fysieke papierstroom tussen locaties en centraal kantoor beperken. FileLinx bood meer, zoals een ouderportaal, DSM en een workflow voor inkoopfacturen. Het verschil met voordat we met FileLinx aan de slag gingen is dat we ten opzichte van 4 jaar geleden veel minder archiefruimte nodig hebben. We zien ook dat het ouderportaal resultaat levert. Per maand sturen wij ongeveer tienduizend facturen. Een groot deel daarvan gaat nu via het ouderportaal. Hierdoor zijn de portokosten met meer dan 50% gedaald.

Bij aanvang verliepen processen langzamer dan verwacht. De samenwerking met FileLinx wordt steeds professioneler. Het is positief veranderd ten opzichte van een jaar geleden. Je merkt dat FileLinx aan het professionaliseren is en wij tegelijkertijd met hen daar in mee ontwikkelen. En dat is een heel goede ontwikkeling.

Nieuwe toepassingen

Er zijn functies die we al wel op kleine schaal gebruiken. Workflows en to-do lijsten worden wel op kleine schaal gebruikt, maar nog niet standaard door alle gebruikers. Dat moeten we nog ontwikkelen. Wij willen ook de intranetfunctie gebruiken. En we hebben meer applicaties die in de toekomst via FileLinx moeten communiceren. Ook het ouderportaal willen we verder uitbreiden, zodat er nog meer informatie voor ons en de ouders beschikbaar komt.”

Twitter

Kom jij werken bij het leukste bedrijf van Nederland? Wij zoeken een commercieel medewerker telesales en software consultant! Solliciteer direct: https://bit.ly/2oYZzMC #vacature #ictvacature #werk #Consultant #Sales

Door de gezamenlijke ontwikkeling van de Flitzz app met @VeenmanBV, @sHeerenLoo en @PinkRoccade zijn wij genomineerd voor de best Channel Project of the Year. Stem je mee? https://awards.channelweb.nl/stem/

Gaaf! We zijn genomineerd voor de Computable Awards 2019 in de categorie Partnerproject van het Jaar. Trots op de samenwerking met @VeenmanBV, @sHeerenLoo en @PinkRoccade. #computableawards

https://www.computable.nl/artikel/informatie/awards-nieuws/6697615/1853296/s-heeren-loo-krijgt-beveiligde-cameraoplossing.html

Helaas heeft onze inzending de laatste 5 niet gehaald. Maar desalniettemin zijn we ontzettend trots op de beveiligde camera oplossing die we samen met @sHeerenLoo, @VeenmanBV en @PinkRoccade Care hebben ontwikkeld! https://www.computable.nl/artikel/nieuws/awards-nieuws/6665195/1853296/computable-nomineert-vijf-zorgprojecten.html

Helaas heeft onze inzending de laatste 5 niet gehaald. Maar desalniettemin zijn we ontzettend trots op de beveiligde camera oplossing die we samen met @sHeerenLoo, @VeenmanBV en @FileLinx hebben ontwikkeld! https://www.computable.nl/artikel/nieuws/awards-nieuws/6665195/1853296/computable-nomineert-vijf-zorgprojecten.html

De @KNVB heeft zijn scheidsrechter-volgsysteem geautomatiseerd met FileLinx. Met deze oplossing monitoren zij het functioneren van 120 scheidsrechters. De implementatie is in vier weken tijd afgerond.

https://blog.filelinx.com/klantverhalen/knvb/

Direct besparen op het factuurverwerkingsproces. Dat kan met FileLinx! Hoe? Dat lees je hier: https://blog.filelinx.com/artikelen/bespaar-direct-op-je-factuurverwerkingsproces/

Deel jij je documenten al veilig intern en extern? Maak gebruik van FIleShare, dan weet je zeker dat je goed zit! http://www.fileshare.nl

FileLinx biedt veel standaard applicaties aan waarmee veel problemen snel en gemakkelijk opgelost kunnen worden. Maar soms is maatwerk nodig. Lees hier het verhaal van Rijkswaterstaat: https://blog.filelinx.com/klantverhalen/rijkswaterstaat-maatwerkportalen/

De beveiligde camera oplossing ontwikkeld ism @VeenmanBV, @PinkRoccade Care en @sHeerenLoo, staat in de top 10 'ICT-projecten in de Zorg' voor de Computable Awards 2019. Al een mooie erkenning voor een geweldige oplossing. De pitch is achter de rug en nu is het afwachten!

Door de ontwikkeling van de Flitzz applicatie, verhoogt FileLinx de kwaliteit van de zorg. Veilig informatie vastleggen in een mum van tijd. Lees het hele artikel op http://computable.nl.

Samen met @VeenmanBV, @PinkRoccade en @sHeerenLoo hebben we gewerkt aan een unieke en beveiligde camera oplossing: Flitzz. De applicatie is uitvoerig getest. Lees hier de ervaringen van 's Heeren Loo:
https://lnkd.in/e-M9QFA

Scroll naar top